個人事業主には欠かせない確定申告!経費の計上について解説

個人事業主には欠かせない確定申告!経費の計上について解説

個人事業主として一定の所得を得ている場合、必ず行わなくてはならないのが確定申告です。確定申告では、1月1日から12月31日までに得た売上や経費を算出しなければなりません。

個人事業主には欠かせない確定申告!経費の計上について解説

■個人事業主には必須の確定申告

個人事業主として一定の所得を得ている場合、必ず行わなくてはならないのが確定申告です。確定申告では、1月1日から12月31日までに得た売上や経費を算出しなければなりません。

会社勤めのサラリーマンの場合、給与を受け取る際に、源泉徴収という形で概算の税金が天引きされます。サラリーマンが確定申告をしないのは、年末に概算の税金と正しい税金を計算し、その調整を行うためです。これを年末調整といいます。個人事業主の場合は年末調整がないため、翌年に確定申告を行わなければならないのです。

確定申告では、自分でその年にかかった経費を精算しなければなりません。経費とは、仕事上欠かすことのできない費用を指します。事業活動に直結して発生した費用、もしくは事業活動に関連した費用です。

個人事業主として活動をしていると、さまざまな費用が発生します。材料を買ったり、仕入れたり、帳簿をつけたり、何かを送ることもあるでしょう。このような事業活動の中で発生した費用は、全て経費といいます。経費はいつ、どこで、どのような費用が発生したのか、きっちりと把握できるようにまとめておくことが大切です。

■確定申告と経費

経費はさまざまな種類に分類できます。例えば、電話やインターネットなどを使った場合の費用は通信費、水道やガスにかかった費用は水道光熱費となります。ほかにも、事務用品を買った場合の消耗品費、備品の修理代で発生した修繕費などもあります。

確定申告や帳簿への記入は、これらのどの分野に該当するかを振り分けることになります。経費として認められるものは、支出として証明できるものでなければなりません。そのため、領収書を紛失した場合は経費として計上することはできません。発行してもらった領収書やレシートは必ず保管しておく必要があります。

経費は前述のように、収入から差し引いて計上することができるので、節税対策にも繋がります。どんなに少額であっても、しっかりと管理するようにしましょう。ちなみに、クレジットカードの利用明細や振り込み明細なども経費を証明する書類となります。

しかし、なかには領収書が発行されない場合もあります。例えば、公共交通機関を利用した際の運賃や取引先のご祝儀などが挙げられます。この場合は、経費が発生した理由を説明できれば問題ありません。税法上では、「取引で使った帳簿は残さなければならない」という決まりがあります。

しかし、「領収書を必ず残さなければならない」という記述は存在しません。帳簿には支払い日と金額、支払先と支払い内容を記載して置き、保管しておきましょう。

■さまざまな経費の分類方法

個人事業主として活動していると、経費として分類していいものなのか、悩んでしまう費用もあるかもしれません。経費として認められるものは、指摘を受けた時に正当性を主張できるものです。万一、税務調査等を受けた場合は、売上に関わる出費をしっかりと説明できなければなりません。

「この費用はどのような経費で使ったものなのか」ということを明確に説明できるものであれば、経費に計上しましょう。

また、事業と経費としての支出のバランスを考える必要があります。例えば、売上が200万円の個人事業主が、接待交際費として毎月6万円を計上していれば、「プライベートな出費を計上しているかもしれない」と思われるかもしれません。このように、売上における経費のバランスを考えることも、個人事業主の経理としては大切なポイントになります。

ちなみに、自宅を事務所にしている場合、家賃や光熱費、通信費などがプライベートでの利用と混在する可能性があります。これらの費用は全額計上することはできませんが、家事按分という方法で計上することができます。これは、生活のための費用と事業のための費用を分けることを指します。

例えば、通信費や光熱費の場合は利用の時間や日数などを考え、割合を設定しておきます。月々の請求からその割合をかけることで、経費として計上するという考え方です。また、家賃の場合は全体の床面積から事業を行うスペースの床面積の割合を算出し、家賃とかけあわせる方法があります。

このように、一定の割合を算出して経費として計上する方法もあります。

■経費として認められないもの

最後に、経費として算出できないものを紹介しましょう。これは主に、事業とは関係のない費用です。例えば、家庭用の支払いです。プライベートで出かけた場合のガソリン代や家庭用パソコンの通信費などは当然、経費として落とすことはできません。

また、事業主本人のための支払いについても注意が必要です。法人の場合は、役員報酬として事業主の給与を経費にすることができます。しかし、個人事業主の場合は、あくまでも売上から経費として差し引いたものが所得となります。健康診断の費用なども、経費として落とすことができないので十分に注意しましょう。

経費は、確定申告を行う個人事業主にとって、翌年に支払う税金を左右するもです。ルールを守った上で、常識の範囲内で経費を計上し、上手に節税しましょう。
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